Francisco Guardeño Roldan
DIRECCIÓN DE REUNIONES.
EL RESPONSABLE
Sobre el responsable recae el importante papel de realizar la reunión, su evaluación y su seguimiento posterior de los resultados obtenidos.
Más tarde podremos definir aún más el responsable o conductor de una reunión a través de la tipología de reuniones.
. LOS PARTICIPANTES
Cada día se nos hace más necesario ver las reuniones como una técnica para reflexionar en común, un lugar donde intercambiamos opiniones y experiencias además de sentimientos y actitudes concretas.
El responsable de la reunión tiene que convertir la reunión en un medio efectivo para pensar sobre un problema y llegar a una solución práctica.
. FACTORES DETERMINANTES PARA GENERAR Y POTENCIAR LA PARTICIPACION
Número de participantes
Un número elevado de personas realizarán menos interacción en el mismo tiempo que uno menor, por tanto sentirán que han participado menos. Sin embargo, incrementar el número de significa disponer de mayor información y de más sugerencias
Nivel de madurez
Será decisivo los conocimientos que los participantes tengan sobre el tema, además de su preparación profesional, además de saber con qué grado de integración funcionarán : sinceridad, armonía, cohesión, resolución de los conflictos, ...
Moral
Determinará su actitud positiva y constructiva hacia los temas de la reunión. Esta moral es consecuencia de como los asistentes perciben la importancia de la misma en relación a su propia escala de valores.
Trabajar con personas que tienen una actitud optimista y constructiva hacia el tema que se trate facilita mucho la eficacia de la reunión. Así como su motivación.
Entorno
- Disposición del espacio que garantice el intercambio de ideas
- Apoyos audiovisuales
- Ambiente relajado
- Influencia de la situación exterior
Dirección
El elemento con mayor grado de influencia en una reunión es la calidad de la dirección ejercida por el responsable. Y su éxito dependerá sin duda a su capacidad de manejar técnicas de interacción.
- Saber presentar los temas de la reunión de una manera atractiva
- Hacer preguntas adecuadas para conseguir que todos hablen y que salgan a la luz todas las ideas interesantes.
- Aprender a escuchar lo que dice cada participante
- Elaborar síntesis después de cada etapa de la reunión o tras las intervenciones muy largas para ratificar que los demás han entendido que el grupo sigue en sintonía.
Junto a estas técnicas de interacción, el director de la reunión tiene que explotar su habilidad para cambiar en determinados momentos el tono de discusión libre - donde se favorece la participación espontánea y creativa de la gente - al tono de discusión de desarrollo - donde se participa con un rigor lógico y metódico -. El equilibrio entre estas dos modalidades de debate es la habilidad más importante que deben practicar quienes dirigen reuniones.